Kebijakan Privasi

1. Pendahuluan

KoderMedis adalah alat bantu rekomendasi koding klaim INA-CBG untuk koder rekam medis di Indonesia. Kami tahu Anda bekerja dengan informasi yang sensitif setiap hari — karena itu, prinsip kami sederhana: kami hanya mengumpulkan apa yang benar-benar kami butuhkan untuk menjalankan layanan, dan kami tidak pernah meminta data pasien Anda.

KoderMedis diselenggarakan oleh PT Vitalog Digital Nusantara. Dalam kebijakan ini, “kami” berarti badan hukum tersebut, yang bertindak sebagai pengendali data pribadi atas layanan ini.

2. Data yang Kami Kumpulkan

Penting: ringkasan kasus kerja yang Anda simpan adalah catatan kerja Anda sendiri — ini bukan rekam medis pasien dan tidak boleh memuat identitas pasien.

Alamat IP: untuk apa, di mana, dan berapa lama

Setiap perangkat yang tersambung ke internet membawa alamat IP, dan layanan mana pun yang Anda buka melihatnya. Berikut pemakaiannya di KoderMedis:

• Bukti persetujuan Syarat Penggunaan. Saat Anda menyetujui Syarat Penggunaan — ketika mendaftar, dan setiap kali versinya berganti — kami mencatat alamat IP lengkap dan jenis peramban Anda bersama waktu persetujuannya. Catatan ini bukti bahwa persetujuan diberikan, jadi tidak bisa diubah maupun dihapus oleh siapa pun, juga sesudah akun Anda dihapus: yang terputus hanya kaitannya ke nama dan alamat email Anda.
• Pembatas laju. Untuk menahan tebak-sandi dan pendaftaran massal, alamat IP menjadi kunci hitungan sementara di pintu yang paling sering disalahgunakan — antara lain saat Anda masuk, mendaftar, meminta atur ulang sandi, dan mencari tanpa masuk. Hitungan itu terhapus sendiri paling lama satu jam kemudian. iDRG Explorer, alat periksa kode tanpa login, juga menghitung per perangkat: saat pertama dipakai, ia menyimpan cookie berisi nomor acak di peramban Anda. Cookie itu hanya dikirim ke alamat pemeriksaan Explorer, tidak terkait akun mana pun, dan berlaku setahun atau sampai Anda menghapusnya; hitungannya di server tetap terhapus paling lama satu jam kemudian. Kode yang Anda periksa di sana tidak disimpan.
• Email keamanan. Email “masuk dari perangkat baru” dan “kata sandi diubah” menyebut sebagian alamat IP asal permintaan — bagian akhirnya disamarkan — supaya Anda bisa mengenali apakah itu jaringan Anda. Salinan isi email itu di sistem pengiriman kami terhapus sendiri tujuh hari setelah terkirim.

Permintaan Anda langsung sampai ke server kami, tanpa jaringan pengantar pihak lain di depannya. Server itu kami sewa dari penyedia hosting (bagian 6).

Hasil grouper yang Anda catat dan bagikan

Di Konsultasi Koding Anda bisa mencatat hasil grouper E-Klaim sebuah kasus: grup INA-CBG yang Anda isi di Kompas Tarif, dan bila mau, kode iDRG, Complexity Level, serta tarif yang tertera. Catatan itu milik Anda dan tidak dibagikan ke mana pun — kecuali Anda sendiri mencentang pilihan berbagi pada kasus itu.

Bila Anda membagikannya, yang kami simpan sebagai kiriman hanya: grup INA-CBG, kelas rumah sakit dari profil instansi Anda (kelas, pemerintah atau swasta, dan regional), kode diagnosis yang sudah Anda konfirmasi, dan bulan pulang pasien — bukan tanggalnya. Tidak ikut: identitas pasien, ringkasan kasus, nama profil atau rumah sakit Anda, nama dan alamat email Anda, serta kode iDRG, Complexity Level, dan tarif yang Anda catat.

Kiriman itu dipakai menyusun pola teramati komunitas: sebaran Severity Level untuk kombinasi diagnosis serupa di grup yang sama, per kelas rumah sakit. Pola itu belum tayang; kelak ia hanya ditampilkan untuk kombinasi yang dicatat minimal lima koder berbeda, dan tidak ditampilkan terpisah untuk RS rujukan nasional. Anda bisa berhenti membagikannya kapan saja dari kartu yang sama — kirimannya langsung keluar dari pola. Menghapus kasusnya, atau akun Anda, menghapus catatannya.

Dari mana Anda mengenal KoderMedis

KoderMedis tidak punya program referral atau hadiah. Untuk mengetahui bagaimana koder menemukannya, kami mencatat dua hal bersama akun Anda:

• Penanda tautan kedatangan. Bila Anda pertama kali membuka KoderMedis lewat tautan yang membawa penanda — misalnya tautan hasil iDRG Explorer atau pencarian Cari Kode yang dibagikan seseorang — penanda itu disimpan di peramban Anda paling lama 90 hari, lalu ikut tercatat bila Anda mendaftar dalam masa itu. Penanda hanya menyebut jenis tautannya, tidak pernah siapa yang membagikannya.
• Jawaban “Dari mana Anda tahu KoderMedis?” Satu pertanyaan opsional di beranda dasbor, dengan pilihan jawaban tetap tanpa isian bebas. Anda boleh melewatinya, dan pertanyaan itu tidak muncul lagi.

Keduanya hanya dibaca sebagai hitungan pendaftar per sumber, tidak dipakai untuk menilai atau menghubungi Anda.

3. Data yang TIDAK Kami Kumpulkan

Demi melindungi Anda dan kepatuhan terhadap regulasi privasi kesehatan, KoderMedis secara ketat tidak pernah meminta dan tidak boleh menerima informasi berikut:

• Nama lengkap pasien
• NIK (Nomor Induk Kependudukan)
• Nomor Rekam Medis (RM)
• Dokumen klinis utuh

Jika Anda secara tidak sengaja mengetik identitas pasien, filter privasi kami akan mendeteksi dan menyamarkannya di perangkat Anda sendiri (client-side), sebelum data tersebut terkirim ke server kami. Yang dikenalinya: NIK, nomor kartu BPJS, nomor rekam medis, alamat email, nomor telepon, tanggal lahir yang ditulis eksplisit, dan nama yang didahului sapaan atau gelar (misalnya “Tn.”, “Ny.”, “An.”). Layar akan memberi tahu Anda apa saja yang dihapus.

Batasnya kami nyatakan terbuka, karena Anda berhak tahu di mana jaring ini berlubang: filter bekerja dengan mengenali pola, bukan memahami arti kalimat. Nama yang berdiri sendiri tanpa sapaan — misalnya “Sudarto” — tidak akan dikenalinya. Karena itu tanggung jawab menghapus identitas pasien tetap ada pada Anda; filter ini jaring pengaman terakhir, bukan izin untuk melewatkannya. Server kami menyaring sekali lagi setelah teks tiba, sebagai lapis kedua.

4. Bagaimana Kami Menggunakan Data Anda

Data Anda hanya digunakan untuk:

1. Menjalankan layanan inti — mencari kode ICD, menjalankan rule-engine.
2. Mengelola akun — login, status langganan, tagihan.
3. Meningkatkan akurasi sistem — menganalisis pola penggunaan secara agregat.
4. Menyusun pola teramati komunitas — hanya dari hasil grouper yang Anda bagikan sendiri, per kasus (bagian 2).

Kami TIDAK Menjual Data Anda.

KoderMedis tidak pernah menjual atau memperdagangkan data pribadi Anda kepada pihak ketiga mana pun.

5. Dasar Hukum Pemrosesan

Kami memproses data pribadi Anda berdasarkan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Untuk setiap tujuan, dasarnya berbeda — dan itu menentukan hak apa yang bisa Anda gunakan atas data tersebut:

Persetujuan untuk newsletter dan email pengenalan bisa Anda tarik lewat tautan berhenti berlangganan di setiap email tersebut — tanpa memengaruhi layanan yang Anda pakai. Email keamanan, tagihan, dan pemberitahuan sistem tidak punya tautan itu: ketiganya bagian dari layanan, bukan pemasaran. Persetujuan membagikan hasil grouper ditarik dari kartu hasil grouper kasusnya, dengan “Berhenti membagikan”.

6. Pihak Ketiga Terbatas

Untuk menjalankan layanan, sebagian data diproses oleh pihak ketiga tepercaya secara amat terbatas:

• Penyedia model bahasa (OpenAI)Menerima ringkasan kasus yang sudah disamarkan beserta kutipan aturan, contoh kasus, dan daftar kode yang kami ambil sendiri, lalu menyusun usulan kode beserta alasannya dari bahan itu. Rinciannya di bawah.
• Xendit (Payment Gateway)Memproses pembayaran langganan Anda secara aman. KoderMedis tidak menyimpan detail pembayaran Anda.
• Resend (Pengiriman Email)Menerima alamat email dan isi pesan untuk mengirimkan surel layanan kepada Anda — verifikasi akun, pemberitahuan keamanan, tagihan, dan peringatan kuota.
• Google (Masuk dengan Google)Hanya bila Anda memilih masuk lewat Google. Kami menerima alamat email dan nama dari akun Google Anda untuk mengenali akun; kami tidak menerima kata sandi Google Anda.
• Hostinger (Server)Server tempat KoderMedis berjalan dan basis datanya tersimpan kami sewa dari Hostinger. Hostinger menyediakan mesinnya; aplikasi dan isinya kami kelola sendiri.
• Cloudflare R2 (Penyimpanan Cadangan)Menyimpan salinan cadangan basis data kami dalam keadaan terenkripsi. Cadangan itu memuat data akun Anda sebagaimana tersimpan di sistem — termasuk ringkasan kasus yang sudah disamarkan, tetapi tidak memuat identitas pasien.

Yang model bahasa terima, dan yang tidak bisa dilakukannya

Bagian ini kami rinci karena “dikirim ke AI” adalah kalimat yang pantas membuat siapa pun berhenti sejenak. Yang dikirim empat hal, dan tidak lebih: ringkasan kasus Anda setelah melewati kedua lapis penyamaran di bagian 3, tanggal pulang, kutipan aturan beserta contoh kasus Indonesian Coding Standard yang kami ambil sendiri dari korpus regulasi kami, dan daftar kode dari katalog kami yang cocok dengan ringkasan itu. Nama Anda, alamat surel Anda, dan nomor akun Anda tidak ikut — penyedia model tidak menerima keterangan apa pun tentang siapa yang bertanya.

Ringkasan yang sama dikirim dua kali. Pada permintaan pertama, model hanya menuliskan ulang istilah di ringkasan menjadi istilah baku seperti nama kode di katalog — tanpa kode — supaya kami bisa mencarinya di katalog kami sendiri. Pada permintaan kedua, model menyusun usulan kode beserta alasannya dari bahan itu. Ia tidak membuka basis data kami dan tidak mencari aturan sendiri: aturan dan contoh kasus yang boleh ia jadikan dasar hanya yang kami kirimkan. Ia diminta memilih kode dari daftar yang kami kirim; bila ia mengusulkan kode lain dari pengetahuannya sendiri, kode itu tetap harus ada di katalog kami dan bersandar pada bahan yang kami kirim — pemeriksaannya di bawah. Usulan itu tetap usulan: yang memutuskan kode adalah Anda.

Jawabannya pun tidak langsung tayang. Setiap kode yang diusulkannya dicocokkan ke tabel kode kami: yang tidak ditemukan dibuang, bukan ditampilkan dengan tanda tanya. Setiap sitasi harus berasal dari kutipan aturan atau contoh kasus yang tadi kami kirim; bila ia menyitir sesuatu di luar itu, seluruh usulan kode tersebut ikut dibuang — sitasi yang tidak bisa diperiksa berarti alasan di baliknya juga tidak bisa. Dan daftar kode yang tidak boleh dipasangkan dibaca langsung dari basis data kami, tidak pernah dari model.

Satu hal yang perlu Anda pegang, dan ini menyambung bagian 3: penyamaran bekerja dengan mengenali pola, jadi nama yang berdiri sendiri tanpa sapaan bisa lolos sampai ke sini. Karena itu ringkasan kasus memang tidak boleh memuat identitas pasien sejak Anda mengetiknya.

7. Berapa Lama Data Disimpan

Tidak selamanya, dan tidak sama untuk semua jenis data:

8. Hak Anda Sebagai Pengguna

• Akses: Melihat riwayat kerja melalui dashboard.
• Koreksi: Memperbarui profil dari pengaturan.
• Ekspor: Mengunduh jejak audit akun Anda sebagai berkas CSV, dari Pengaturan → Keamanan. Tersedia di semua paket.
• Penghapusan: Meminta penghapusan akun dari Pengaturan → Keamanan.
• Penarikan persetujuan: Berhenti berlangganan newsletter lewat tautan di setiap email tersebut, dan berhenti membagikan hasil grouper per kasus dari kartu hasil grouper di Konsultasi Koding.

Yang terjadi setelah Anda meminta penghapusan, supaya tidak ada kejutan: permintaan dijalankan tujuh hari kemudian, dan selama masa itu Anda bisa membatalkannya sendiri dari halaman yang sama. Kami mengirim email berisi tanggal pelaksanaannya begitu permintaan masuk — justru supaya permintaan yang bukan dari Anda ketahuan sebelum dijalankan.

Setelah dijalankan, nama, alamat email, kata sandi, seluruh ringkasan kasus, dan catatan hasil grouper Anda dihapus permanen. Yang tidak ikut hilang adalah bukti transaksi, log audit, dan bukti persetujuan Syarat Penggunaan yang wajib kami simpan — ketiganya tetap ada, tetapi tidak lagi tertaut ke nama dan alamat email Anda. Bukti persetujuan tetap memuat alamat IP dan jenis peramban saat Anda menyetujuinya (bagian 2).